Piattaforma unica per anagrafica, pratiche, bandi e privacy digitale.
Il cliente, un'agenzia di consulenza finanziaria, gestiva decine di documenti al giorno con un'impalcatura tenuta insieme da Excel ed email. L'anagrafica clienti era su foglio di calcolo, senza storico strutturato e senza filtri avanzati; l'inserimento era lento e mal si adattava a situazioni operative (ad esempio un cliente al telefono). L'acquisizione passava da una firma privacy via email totalmente manuale: invio richiesta, attesa documento firmato, inserimento del cliente nel "CRM". Le pratiche non erano collegate in modo chiaro a cliente e bando, era difficile monitorare stato di avanzamento e scadenze e mancava uno storico delle attivita' svolte. I documenti arrivavano da canali diversi, senza un controllo centrale su cosa fosse stato richiesto e cosa effettivamente ricevuto. Il risultato: rischio elevato di errori, dimenticanze, perdita di tempo e visibilita' parziale sull'intero processo.
Abbiamo progettato un gestionale proprietario costruito sui flussi operativi reali dell'azienda, con separazione netta tra utente interno (operatore) e utente esterno (cliente o prospect). L'anagrafica integra filtri avanzati su ragione sociale, P.IVA, dimensione, codici ATECO, territorio e stato cliente/prospect, con inserimento rapido pensato per i contatti acquisiti in tempo reale. Le pratiche sono collegate direttamente al bando, con stati personalizzati sull'operativita' concreta e storico completo delle attivita'. La raccolta documentale avviene su un'interfaccia dedicata al cliente, con upload asincrono e monitoraggio in tempo reale dei documenti ricevuti e mancanti. I bandi vengono inseriti come schede strutturate (requisiti, scadenze, documenti) con matching automatico verso il profilo del cliente. Il flusso privacy e' interamente digitale: invio automatico via email, compilazione, firma, ricarica e tracciamento dello stato. Completano il prodotto un modulo lead generation con invio automatico di proposte di bando precompilate, un centro notifiche in app con riepilogo giornaliero via email e una landing di auto-registrazione attivabile da QR code.
L'agenzia ha sostituito Excel e scambi via email con un ambiente unico e tracciabile. Ogni pratica ha uno stato chiaro dal primo contatto all'esito finale, la privacy si gestisce in modo conforme e senza carta e i documenti arrivano gia' nel posto giusto, organizzati per cliente e per bando. L'operatore dedica meno tempo ad attivita' ripetitive e piu' tempo ai casi strategici, con una visibilita' che prima non esisteva su scadenze, avanzamento e qualita' del portafoglio. L'architettura privilegia usabilita' (interfacce pulite, percorsi rapidi), tracciabilita' (stati, log, notifiche) e conformita' (privacy by design), ed e' pensata per scalare e integrarsi con i sistemi gia' in uso.
