Bills Checker (Gestionale + Rilevazione Scrittura a mano)

Il back-office si trovava a gestire ogni giorno decine di contratti firmati sul campo, fotografati dai venditori con lo smartphone e spediti su chat generaliste. Gli operatori dovevano scaricare le immagini una per una, trascrivere manualmente i dati anagrafici, verificare che la firma fosse presente e confrontare le informazioni con il CRM. Il risultato era un flusso lento, circa otto documenti all'ora per operatore, con perdite frequenti di allegati e una tracciabilita' quasi inesistente. Il canale di messaggistica non garantiva storico ordinato, i duplicati erano comuni e gli errori di trascrizione generavano ticket successivi da parte del cliente finale. Serviva un modo per portare le foto dei contratti dentro un ambiente strutturato, automatizzare la trascrizione dei campi chiave, verificare l'autenticita' della firma e lasciare all'operatore solo il compito di conferma finale, al posto di una digitazione completa fatta a mano su ogni documento.

Abbiamo sviluppato un'applicazione gestionale accessibile sia da smartphone sia da desktop. I venditori caricano le foto dei contratti direttamente dall'app, evitando il passaggio tramite chat esterne. Un modulo di riconoscimento automatico legge i documenti, estrae i campi rilevanti (anagrafica, riferimenti contrattuali, date) e li propone all'operatore gia' compilati in un form strutturato. Un componente dedicato verifica la presenza e la coerenza della firma, segnalando le pagine che richiedono un controllo umano prima della conferma. L'operatore apre il documento, controlla la preview affiancata ai campi estratti e conferma o corregge con pochi click, al posto di digitare da zero. Ogni contratto viene archiviato nel fascicolo del cliente, con storico completo di stati, modifiche e operatore responsabile. Dal lato mobile abbiamo curato l'upload offline-first, cosi' i venditori possono lavorare anche in zone con connettivita' debole e sincronizzare quando tornano in copertura. Lo stack unisce un backend applicativo, un modello OCR/LLM per l'estrazione dei campi, un componente di analisi immagine per la firma e un database relazionale per il fascicolo cliente.

Il tempo di verifica per singolo documento si e' ridotto in modo significativo: l'operatore passa dalla digitazione integrale a una conferma in pochi passaggi, restituendo ore ogni giorno al resto del team commerciale. Il flusso e' uscito dalle chat esterne ed e' entrato in un ambiente strutturato, con lo storico tracciato per cliente e per venditore. L'archivio resta ordinato e consultabile, le ricerche sui contratti passati si risolvono in pochi secondi e le richieste di rilavorazione si chiudono piu' rapidamente. Gli operatori possono ora dedicarsi ai casi complessi, ai controlli critici e alle attivita' a maggior valore aggiunto, mentre il sistema gestisce da solo la parte ripetitiva. L'azienda beneficia di un controllo piu' pulito, piu' rapido e piu' misurabile sull'intero ciclo di firma.